6 voordelen van postregistratie via CRM voor overheden

Bij digitale postregistratie via CRM registreert u alle inkomende en uitgaande post op 1 centrale plaats. U kan vervolgens alle post (papieren documenten, facturen, e-mails, …) digitaal opvolgen en verdelen naar de verantwoordelijke dienst of persoon.

Net IT ontwikkelde een specifieke CRM oplossing voor overheden gebaseerd op Microsoft Dynamics 365. Deze oplossing bevat ook een module voor postregistratie waarmee u post kan centraliseren en digitaliseren.

1) Centralisatie van post

Dankzij digitale postregistratie kan uw gemeente, stad of organisatie post opslaan in één informatiesysteem (CRM). Op die manier kan geen enkel poststuk meer zoek raken en is de actuele status (gelezen, in behandeling, … ) ervan direct zichtbaar.

Papieren documenten zoals brieven en facturen kan u eerst digitaliseren via documentscanners. De documentscanner zorgt ervoor dat de documenten als PDF terechtkomen in een folder van waaruit ze automatisch geïmporteerd worden in CRM. Het PDF document zelf kan op 2 verschillende manieren opgeslagen worden, nl. in SharePoint of direct als bijlage van een Postregistratie-record in de databank van Microsoft Dynamics 365. Voor de registratie van elektronische post kan u binnenkomende e-mailberichten vanuit Outlook bijhouden in CRM.

2) Beter beheer en opvolging

Op het Postregistratie-record in CRM kan u metadata invullen zoals datum ontvangst, onderwerp, type brief, richting van de brief (inkomend/uitgaand), de koppelingen met verzender en ontvanger van de brief, behandelende dienst / medewerker enz.

Een poststuk kan vele verschillende types berichten bevatten zoals b.v. klachten, meldingen, vragen naar informatie. Binnen de module zijn er knoppen waarmee u een Postregistratie-record eenvoudig kan omzetten naar een Klacht of een Melding of Vertrouwelijke postregistratie..

Daarnaast kan u ook tussen poststukken onderling relaties aanduiden om b.v. aan te geven dat een uitgaande antwoordbrief een antwoord is op een inkomende brief. Maar ook om aan te duiden dat een poststuk deel uitmaakt van een hoofddocument.

3) Tijdwinst

Aan de hand van geconfigureerde workflows kan CRM poststukken automatisch toewijzen aan de verantwoordelijke dienst of persoon (routing). Fysieke postrondes zijn dus niet meer nodig. Alle binnenkomende post handmatig distribueren naar de juiste medewerkers en diensten is zeer arbeidsintensief en levert ook vaak dubbel werk. Door post digitaal te verspreiden wint u heel wat tijd.

“Onze postverwerking gebeurde vroeger manueel en dat kostte veel tijd. Nu wordt de post via een gescande streepjescode automatisch per afdeling gesorteerd. Tegelijk kan iemand alles centraal opvolgen dankzij de digitalisatie van de postregistratie in CRM. Dat is sneller en efficiënter.” – Gert Deryckere, gemeentesecretaris van Destelbergen.

Meer weten? Download het volledige klantverhaal van gemeente Destelbergen

Ook de uitgebreide zoekmogelijkheden op basis van metadata en dynamische lijsten zorgen ervoor dat u en uw medewerkers relevante post sneller terugvinden. Dat zorgt dan bijvoorbeeld weer voor een snellere afhandeling van vragen, meldingen of klachten van burgers.

4) 360° zicht op burger en betere dienstverlening

Postregistratie via CRM draagt enorm bijdraagt tot een 360° zicht op de burger. U kan brieven of andere documenten koppelen aan de burger in kwestie. Zo ziet u in één oogopslag alle relevante communicatie van en met de burger. Dit zorgt ervoor dat uw medewerkers klantgerichter kunnen werken en kunnen zorgen voor een betere en snellere dienstverlening.

5) Beveiliging van (vertrouwelijke) documenten

Aan de hand van beveiligingsrollen kan u ervoor zorgen dat men enkel toegang heeft tot de poststukken die zijn toegewezen aan de persoon of dienst in kwestie:

• een medewerker heeft enkel toegang tot de post die aan hem/haar is toegewezen
• het afdelingshoofd heeft toegang tot alle poststukken van de afdeling en de onderliggende diensten
• de bestuursadministratie en de secretaris heeft toegang heeft tot alle poststukken

De module voor Postregistratie bevat ook de nodige security configuratiemogelijkheden om beveiligde ‘postbakjes’ in te bouwen tussen de gewone briefwisseling, de facturen en vertrouwelijke post en dit per dienst en per gebruikersprofiel.

6) Beperking van ecologische voetafdruk

Als u de postverwerking digitaliseert dan heeft uw gemeente, stad of organisatie minder archiefruimte nodig om de papieren documenten op te bergen. Papierverbruik wordt ook drastisch verminderd, aangezien u e-mails niet meer moet afdrukken om deze te kunnen bezorgen aan de verantwoordelijke dienst of persoon.

Conclusie

U leest dat er heel wat voordelen zijn van digitale postregistratie via CRM. Met de module van Postregistratie in Net IT’s CRM oplossing voor overheden kan u:

• post digitaliseren en centraliseren
• post beter beheren en opvolgen
• tijd winnen
• burgers beter en sneller helpen
• (vertrouwelijke) documenten beveiligen
• de ecologische voetafdruk beperken