Efficiënt projectmanagement met Microsoft Dynamics 365

Als projectmanager streeft u er voortdurend naar om uw projecten correct, efficiënt en winstgevend te plannen en beheren, volgens de verwachting van uw klanten. U moet zorgen voor een strakke planning binnen budget en tijd. Als er verschillende teams bij het project zijn betrokken, is het belangrijk dat u alle informatie per project accuraat houdt en bijwerkt. U moet er ook op letten dat de werkuren, middelen en uitgaven verantwoord blijven. Om de juiste projecttaken toe te wijzen aan de juiste werknemers moet u hun vaardigheden en sterktes door en door kennen. … Kortom, uw uitdagingen als projectleider zijn niet min.

Waarom zou u uzelf dan niet laten helpen door een projectmanagement tool, zoals de Project Service Automation app van Microsoft Dynamics 365?

Met deze Project Service Automation app kan u online uw projecten succesvol van A tot Z beheren:

1. projectopportuniteiten definiëren en opvolgen
2. kosten inschatten en werktijden plannen
3. werknemers selecteren en toewijzen aan projecttaken
4. geregistreerde werkuren en onkosten goedkeuren
5. projectinformatie centraliseren en delen met collega’s
6. facturen opmaken en verzenden naar klanten
7. status en winstgevendheid van projecten analyseren

De app laat zowel het verkoopgedeelte (quote, offerte en contract) als het projectbeheer (planning, resourcemanagement, tijdregistratie, analyse) als facturatie samenvallen in één systeem.

>> Download gratis: ‘A Guide to Project Service Automation’

Projectmanagement van A tot Z beheren

1) Overzichtelijk beheer van opportuniteiten

Uw salescollega’s kunnen projectopportuniteiten aanmaken, bekijken, beheren en opvolgen vanuit de Project Service Automation app. Op basis van nauwkeurige inschattingen van kosten, werkuren, resources en opbrengsten kunnen zij haalbare en winstgevende offertes opmaken en vanuit de app versturen naar potentiële klanten. Als een klant de offerte goedkeurt, kan de salesvertegenwoordiger binnen de app een contract maken, versturen naar de klant en koppelen aan de projectplanning.

2) Efficiënte projectplanning

Via standaardsjablonen kan u, samen met het verkoopteam, gemakkelijk werken aan inschattingen en planningen. Deze geven een visueel zicht op de volgorde van projecttaken, belangrijke deadlines, geschatte werktijden, vereiste vaardigheden van medewerkers en verantwoordelijkheden, geschatte opbrengst en kosten enz.

De standaardsjablonen van de Project Service Automation app besparen u zeker tijd als uw bedrijf regelmatig soortgelijke projecttypen aanbiedt. Ze bieden een standaardset van rollen en geschatte uren voor een bepaald type project.

3) Optimaal resourcemanagement

Binnen de app kan u filteren op vaardigheden, beschikbaarheid en interesses van werknemers. Hierdoor kan u steeds de juiste personen toewijzen aan de juiste projecten, binnen de juiste tijdspanne. Dit leidt tot een optimaal inzetten van resources, gemotiveerde medewerkers en blije klanten.

4) Vlotte samenwerking

Als u de Project Service Automation app gebruikt, kan u de samenwerking tussen alle betrokken teams vergemakkelijken. U zorgt er namelijk voor dat niet alleen u als projectleider toegang heeft tot gedetailleerde projectinformatie. U houdt de informatie centraal bij in Microsoft Dynamics 365 waardoor alle betrokken collega’s altijd zicht hebben op de meest actuele informatie en dus beter kunnen samenwerken.

Dankzij de integratiemogelijkheden van de app met Sharepoint & Office Groups, kunnen de verschillende teams ook projectdocumenten delen, de agenda van het team bekijken en communiceren over projectresultaten en -taken.

5) Vereenvoudigde tijd- en onkostenregistratie

Werknemers kunnen hun werktijden, onkosten, afwezigheden en vakantiedagen gemakkelijk via het web of via een mobiele app registreren. Projectmanagers kunnen op hun beurt de nieuwe registraties controleren en goedkeuren, terwijl ze een duidelijk zicht behouden op de financiële status en timing van projecten.

6) Nauwkeurige facturatie

Doordat u alles van het project centraal beheert, kan u zeer nauwkeurige facturen vanuit de app verzenden naar uw klanten via het web of via e-mail. U kan ervoor kiezen om projecten automatisch of handmatig te factureren. Ook kan u de frequentie instellen om de factureren te genereren.

Daarnaast worden de financiële gegevens van een project automatisch in Microsoft Dynamics 365 opgeslagen. U kan deze dan eventueel gebruiken voor rapportering en analyses.

7) Real-time analyse

De Project Service Automation app voorziet aanpasbare dashboards en rapporten. U kan op elk moment de status en prestaties van projecten zien en zo projecten beter sturen en risico’s beperken. U heeft alle projectinformatie altijd bij de hand, ook als u onderweg bent of niet altijd op dezelfde plek werkt.

Niet te verwarren met Microsoft Project

De Project Service Automation app mag u niet verwarren met Microsoft Project. Microsoft Project is aparte projectmanagementsoftware waarmee u ook projectplannen kan uitwerken. De Project Service Automation app biedt meer en verbindt het offertetraject met het projecttraject. Naast projectplanning kan u met de Project Service Automation app ook offertes en contracten opstellen, contracten linken aan projectplanningen, de vooruitgang van projecten controleren en beheren, facturen opmaken enz.

De Project Service Automation app voorziet wel een volledige integratie met Microsoft Project. Als u al vertrouwd bent met Microsoft project, dan kan u al het planningswerk uitvoeren in uw Microsoft Project-omgeving en het verdere projecttraject verder opvolgen via de Project Service Automation app van Microsoft Dynamics 365.